Le constat est sans appel : seulement 8% des entreprises maliennes sont équipées d’une solution de gestion électronique documentaire (GED). Quand on connait l’importance que revêt la gouvernance de l’information avec l’avènement du tout numérique, on est surpris par ce taux d’équipement relativement faible au regard des enjeux business actuels.
On a donc tenté de vous démontrer en trois (3) points en quoi la GED est un outil indispensable à toute entreprise digne de ce nom.
La GED au cœur des processus métiers de l’entreprise
Si nous devions sélectionner les 3 outils de gestions indispensables à toutes entreprises, nous opterions sans hésitation pour le triptyque suivant : ERP / CRM / GED.
Le premier, l’ERP, permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise en intégrant plusieurs fonctions de gestion : solution de gestion des commandes, solution de gestion des stocks, solution de gestion de la paie et de la comptabilité…
Le CRM est le socle de la connaissance client. Il permet de rassembler et structurer l’ensemble des informations relatives à votre base client ainsi que toutes les interactions que vous avez pu avoir avec eux.
La GED, quant à elle, est un véritable trait d’union entre ces deux progiciels. En effet, elle a pour mission d’articuler et piloter l’ensemble des flux documentaires (Factures, devis, bon de livraison…) pour que l’information générée soit accessible à tout moment et aux bonnes personnes.
La GED, vecteur de la transformation agile des entreprises
Vous avez nécessairement dû entendre parler de l’agilité et de toutes les méthodes associées : Lean management, Design thinking, Devops, Scrum, Safe… Ces méthodologies ont pour but de casser les structures anciennes dites « en silo » pour permettre aux entreprises de fonctionner sur des modes projets transverses. Les besoins des consommateurs évoluent de plus en plus vite et il est vital pour les TPE/PME d’être au plus près de leurs attentes.
On pense souvent en premier lieu au volet organisationnel de cette transformation agile mais beaucoup d’entreprises négligent les outils collaboratifs pour que celle-ci soit pérenne.
Les GED collaboratives sont les garantes de votre base documentaire mais catalysent aussi la collaboration au sein de vos équipes. Les documents ne sont plus l’apanage d’un seul département, ils doivent être accessibles à tous les acteurs d’un projet. Sans cette clé de voute documentaire, impossible d’échanger, de partager, d’assurer un suivi structuré des projets et de collaborer efficacement !
La GED, un vrai levier financier
Au-delà d’un simple outil de gestion, la GED permet aux TPE/PMEs d’allouer les ressources sur les tâches opérationnelles qui génèrent de la valeur pour l’entreprise.
Il est tout à fait pertinent de parler de ROI. Si nous nous focalisons sur l’un des bénéfices majeurs d’une solution de GED qu’est l’accessibilité immédiate aux ressources documentaires, ces solutions ont un véritable impact financier pour l’ entreprise.
Démonstration :
2 études ont montré qu’un collaborateur perd en moyenne 7h30 dans la recherche de documents et leur gestion
- IDC (International Data Corporation oct. 2010) : enquête auprès des « cadres ». Elle fait apparaître une baisse de productivité liée au temps perdu à chercher des informations. Cette étude révèle que les collaborateurs passent en moyenne 7h40 par semaine à “rechercher des informations sans les trouver” et à “reformater des données à partir de plusieurs sources”.
- L’AIM (L’Association Information et Management) estime quant à elle à 7h30 par semaine le temps moyen passé à chercher une information papier ou numérique sans la trouver. Cette association créée en 1991 regroupe des chercheurs, des enseignants et des professionnels, spécialistes des systèmes d’information.
En prenant une hypothèse basse de 30 min par jour, soit 2h30 par semaine (sur une base de 39h) et un salaire mensuel net non chargé de 1.000.000 F CFA, on obtient un coût par employé représentant 8% de son salaire soit 80.000 F CFA / mois ou en moyenne 960.000 F CFA par an pour un salaire brut chargé.
A l’opposé, le coût d’une GED se situe en moyenne mensuelle entre 30.000 et 50.000 F CFA par administrateur (dégressif en fonction du nombre d’utilisateurs) et entre 15.000 et 20.000 F CFA par utilisateur.
Le ROI financier est donc facilement démontrable sur la simple notion d’accessibilité des documents. Si on ajoute à cela tout le volet collaboratif des GED modernes et leurs interfaçages croissants avec les autres progiciels, on peut imaginer optimiser de nombreuses tâches récurrentes pour l’entreprise et ainsi maximiser le ROI !